POLÍTICA SOBRE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. Presentación
Esta Política responde a los requerimientos de acoplar las políticas y procesos internos a las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento, así como a la necesidad de fortalecer los mecanismos internos, hacer un uso transparente y adecuado de los datos personales de quienes se relacionan con la empresa.
2. Marco Normativo
El marco normativo aplicable y al cual responde la presente política es la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) publicada en el Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo de 2021 y su Reglamento, emitido mediante Decreto Ejecutivo No. 904 publicado en el Registro Oficial Tercer Suplemento de 13 de noviembre de 2023.
3.Aplicabilidad y alcance
Esta Política es aplicable a todos los procesos y actividades de FV AREA ANDINA S.A. mediante los cuales se recaben datos personales sujetos a tratamiento de acuerdo con la LOPDP y su reglamento. La presente política se aplicará a datos recabados de accionistas, directores, ejecutivos, personal, proveedores, clientes, consultores, pasantes, personal asociado, contrapartes, y a cualquier persona que de forma alguna entregue datos personales a la empresa. La aplicación de la presente Política es responsabilidad de todos los funcionarios de FV AREA ANDINA S.A. y su acatamiento es obligatorio.
4. Objetivo:
Establecer los mecanismos para el tratamiento y protección de datos personales con el propósito de garantizar y proteger los derechos de las personas físicas o jurídicas que tengan relación con la empresa, y dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento.
5. Definiciones
Para efectos del desarrollo y aplicación de la presente política, se aplicarán las definiciones establecidas en los artículos 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y 4 del Reglamento a la referida Ley.
6. Política de Tratamiento de Datos Personales:
6.1 Datos que se recolectan:| UNIDAD | DATOS RECOPILADOS | FINALIDAD | |
| RECURSOS HUMANOS | Nombres y apellidos Número de Cédula Datos de nacimiento Estado Civil Datos de estudios Dirección Correo electrónico Datos Bancarios* Datos familiares (cargas familiares y cónyuge)* Datos biométricos* Datos de salud* | Gestión de Recursos Humanos, nómina, seguridad laboral y salud ocupacional. Cumplimiento de obligaciones legales con entidades públicas. Formación, procesos de selección de personal. | |
| PROVEEDORES | Nombres y apellidos Número de Cédula Datos de nacimiento Correo electrónico Estado Civil Dirección Datos de representante legal Datos de accionistas Actividad económica Datos bancarios y financieros* | Gestión de proveedores, calificación de proveedores, pago a proveedores. | |
| CLIENTES | Nombres y apellidos Número de Cédula Estado Civil Datos de nacimiento Dirección Datos del cónyuge | Gestión de ventas, ventas, gestión comercial, envío de información comercial, personalizar envío de información | |
| Actividad económica Correo electrónico Datos Bancarios y financieros* | comercial publicidad, realización promociones, | y de | |
| análisis | de | ||
| información estadísticas servicio técnico. | y | ||
| OTROS (registros de ingreso y salida de instalaciones) | Nombres y apellidos Número de cédula Datos de contacto Imagen (video vigilancia) | Manejo de seguridad dentro de las instalaciones de la empresa | |
Tiempo de Conservación: Los datos personales serán conservados el tiempo exclusivamente necesario para cumplir con la finalidad, el tiempo específico de conservación podría variar en cada caso y tipo de datos tratado, y será especificado en el consentimiento informado a cada Titular. El tiempo de conservación de datos cumplirá con las disposiciones que la autoridad competente emita para el efecto.
*Los datos sensibles considerados como categorías especiales de datos serán tratados bajos los máximos parámetros de seguridad y exclusivamente para las finalidades autorizadas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento.
Tiempo de Conservación: Los datos personales serán conservados el tiempo exclusivamente necesario para cumplir con la finalidad, el tiempo específico de conservación podría variar en cada caso y tipo de datos tratado, y será especificado en el consentimiento informado a cada Titular. El tiempo de conservación de datos cumplirá con las disposiciones que la autoridad competente emita para el efecto.
*Los datos sensibles considerados como categorías especiales de datos serán tratados bajos los máximos parámetros de seguridad y exclusivamente para las finalidades autorizadas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento.
- Datos Sensibles y Categorías Especiales de Datos:
El Responsable y/o Delegado de Protección de datos tendrá la obligación de identificar datos sensibles y/o datos de categorías especiales, de acuerdo con los artículos 25 y siguientes de la LOPDP y 17 y siguientes del Reglamento, y garantizar el tratamiento debido y seguro de los mismos.
- Principios del tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales por parte de la empresa se realizará en cumplimiento con las disposiciones de la LOPDP, su Reglamento, y, los principios enmarcados en los estándares internacionales y que se establecen en la presente Política.
La presente política se regirá por los siguientes principios, sin perjuicio de todos aquellos principios establecidos en la Ley:
- Legalidad: El tratamiento de datos personales deberá, en todo momento, sujetarse a las disposiciones de la Constitución Política, la LOPDP y su Reglamento, y a las regulaciones emitidas por la autoridad competente.
- Transparencia: En todos los procesos de tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento y/o del Delegado de Protección de Datos personales, en cualquier momento y sin limitaciones, información de sus de datos objeto de tratamiento.
- Veracidad: Los datos sujetos a tratamiento deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Integridad: Los procesos de recopilación, almacenamiento, y, en general de tratamiento de Datos Personales, en todo momento garantizarán la integridad de los datos.
- Finalidad: En todo momento, el tratamiento de Datos Personales deberá responder a una finalidad lícita y legítima de acuerdo con las disposiciones aplicables de la Constitución Política, la LOPDP, su Reglamentos y las regulaciones emitidas por la autoridad competentes.
- Seguridad: Los datos sujetos a Tratamiento deberán ser manejados bajo estrictas medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Se garantizará la confidencialidad de toda la información que no tengan la naturaleza de pública, inclusive después de finalizada la finalidad del tratamiento y el tiempo de conservación, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley.
- Proporcionalidad: Serán sujeto a tratamiento los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad informada al titular.
6.4 .Tratamiento de Datos Personales:
FV AREA ANDINA S.A. solo usará, procesará y circulará los datos personales de los Titulares para las finalidades informadas al Titular y descritas en la presenta política y para los tratamientos autorizados en las leyes vigentes.
6.5. Derechos de los Titulares:
Dentro de los procesos de tratamiento de datos personales, se garantizarán a los titulares los siguientes derechos consagrados en los artículos 11 y siguientes de la LOPDP:
(i) A la información
(ii) Al acceso
(iii) A la rectificación y actualización de datos
(iv) A la eliminación
(v) A la oposición
(vi) A la portabilidad
(vii) A la suspensión del tratamiento
(viii) A no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas
(ix) A la consulta
(x) A la educación digital
Serán aplicables también las excepciones a los derechos de de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad establecidas en el artículo 18 de la referida Ley.
6.6. Ejercicio de Derechos:
En cumplimiento de las disposiciones de los artículos 24 de la LOPDP y 12 y siguientes del Reglamento, los Titulares, podrán ejercer los derechos establecidos en el numeral 6.5., consignado el formulario identificado como Anexo 1 a través de las siguientes vías
(i) Correo electrónico: protecciondatos@fvecuador.com (ii) A través de la página web https://fvandina.com/.
(iii) En forma física en la siguiente dirección: Vía Sangolquí-Amaguaña KM25.
6.7. Transferencia de Datos Personales:
F.V.-AREA ANDINA S.A. podrá transferir datos personales a terceros exclusivamente en los casos permitidos en la LOPDP y su Reglamento, y, en estricto cumplimiento de los mismos, así como de normas de seguridad y confiabilidad. Se podrán transferir datos a terceros en los siguientes casos:
- Entidades Públicas: Se podrá transferir Datos Personales a entidades públicas competentes en el cumplimiento de obligaciones legales de la empresa y dentro de los parámetros permitidos en la Ley.
- Gestión de pagos: Se podrá transferir datos personales a terceras empresas del sector financiero para la gestión de pagos de nómina y a proveedores, dentro de los parámetros establecidos en la Ley. F.V.-AREA ANDINA S.A., suscribirá acuerdos de confidencialidad y cumplimiento de la LOPDP.
- Servicios prestados por terceros: Se podrá transferir Datos Personales a terceras empresas o personas con las que F.V.-AREA ANDINA S.A. mantenga contratos de presentación de servicios como: servicios de salud, servicios de alimentación, servicios de transporte, servicios legales, seguros, telefonía móvil, seguridad entre otros. F.V.-AREA ANDINA S.A., suscribirá acuerdos de confidencialidad y cumplimiento de la LOPDP
- Transferencia internacional de Datos Personales: La transferencia de Datos Personales a entidades en el exterior solamente podrá realizarse en los casos permitidos por la Ley y en cumplimiento del artículo 56 y siguientes de la LOPDP.
7. Política de Privacidad y Términos y Condiciones:
La Política de Privacidad y el contrato de Términos y Condiciones habilitados en las páginas web www.fvandina.com, cuya finalidad es regular el uso de servicios online, forma parte integral de la presente Política de Protección de Datos Personales.
8. Modificaciones a la Políticas de Protección de Datos Personales:
La presente Política de Protección de Datos Personales podrá ser modificada en cualquier tiempo con el fin de brindar mayor seguridad a los titulares de datos y cumplir con las disposiciones Legales y disposiciones que emita la autoridad competente en materia de Datos Personales.
