POLÍTICA SOBRE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
1. Presentación
Esta Política de Protección de Datos Personales tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento. Se implementa para asegurar que los procesos internos de la empresa se adapten a la normativa vigente, fortaleciendo los mecanismos de protección de datos personales, y promoviendo un uso transparente, seguro y responsable de la información personal proporcionada por nuestros usuarios, clientes, empleados y colaboradores.
Nuestro compromiso es garantizar que los datos personales sean tratados de manera adecuada y conforme a los principios de legalidad, confidencialidad, integridad y transparencia, protegiendo los derechos de los titulares de los datos en todas las etapas de su tratamiento.
A través de esta política, F.V.-AREA ANDINA S.A. busca fomentar la confianza de quienes se relacionan con la empresa, asegurando que su información personal será utilizada exclusivamente para los fines para los que fue recolectada, respetando siempre la privacidad y los derechos fundamentales de los titulares.
2. Marco Normativo
La presente política de protección de datos personales se fundamenta en el Marco Normativo establecido por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 459 el 26 de mayo de 2021. Esta ley establece las obligaciones y principios que deben regir el tratamiento de los datos personales en el Ecuador.
Asimismo, la política responde al Reglamento a la LOPDP, emitido mediante Decreto Ejecutivo No. 904, y publicado en el Registro Oficial Tercer Suplemento el 13 de noviembre de 2023. Dicho reglamento desarrolla y especifica las medidas que las organizaciones deben adoptar para garantizar el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, en cumplimiento con la LOPDP.
Este marco normativo tiene como objetivo garantizar los derechos de los titulares de datos, asegurar la confidencialidad y seguridad en el tratamiento de los datos personales, y fomentar la transparencia en su uso y manejo, conforme a las disposiciones legales aplicables en la República del Ecuador.
3. Aplicabilidad y Alcance
La presente Política de Protección de Datos Personales es de aplicación en todos los procesos y actividades de F.V.-AREA ANDINA S.A. que impliquen la recolección, almacenamiento, uso, tratamiento, o cualquier otro tipo de gestión de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su reglamento. Esta política se extiende a todas las áreas y departamentos de la empresa, incluyendo pero no limitándose a:
- Accionistas, directores, ejecutivos, y personal administrativo.
- Proveedores, clientes, consultores, pasantes, y personal asociado.
- Contrapartes comerciales, colaboradores externos, y cualquier persona que suministre datos personales en sus interacciones con la empresa.
El cumplimiento de esta política es obligatorio para todos los empleados y personal de F.V.-AREA ANDINA S.A., independientemente de su función o cargo, y se extiende a todos aquellos que manejen o tengan acceso a datos personales dentro del marco de sus responsabilidades. Todos los funcionarios deben garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice en estricta observancia de los principios de confidencialidad, integridad, y transparencia establecidos por la normativa vigente.
4. Objetivo
El objetivo de esta política es establecer los mecanismos y directrices necesarios para garantizar el tratamiento adecuado y la protección de los datos personales en todas las operaciones de F.V.-AREA ANDINA S.A., en cumplimiento con las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento.
Esta política tiene como finalidad asegurar la protección de los derechos y libertades de todas las personas físicas o jurídicas que se relacionen con la empresa, garantizando que sus datos sean tratados con confidencialidad, integridad, transparencia, y de acuerdo con los principios de legalidad y proporcionalidad. Asimismo, busca promover un uso responsable y ético de la información personal, minimizando los riesgos asociados al tratamiento de datos y cumpliendo con las obligaciones legales vigentes.
5. Definiciones
Para los efectos de la aplicación y el desarrollo de la presente política, se adoptarán las definiciones establecidas en los artículos 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento. A continuación, se destacan algunos términos clave para una mejor comprensión del marco normativo:
- Datos personales: Toda información que identifica o hace identificable a una persona natural, ya sea directa o indirectamente, por referencia a elementos tales como nombre, número de identificación, localización, identificadores en línea, entre otros.
- Titular de los datos: La persona física o jurídica a quien pertenecen los datos personales, y cuyos derechos son protegidos por esta política.
- Responsable del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad y el uso de los datos personales.
- Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica que trata los datos personales en nombre del responsable del tratamiento, bajo sus directrices.
- Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, o supresión.
Estas y otras definiciones relevantes seguirán lo dispuesto en la LOPDP y su Reglamento, y serán aplicadas en todas las instancias relacionadas con el tratamiento de datos personales en F.V.-AREA ANDINA S.A..
6. Política de Tratamiento de Datos Personales
6.1 Datos que se recolectan:
| UNIDAD | DATOS RECOPILADOS | FINALIDAD |
|---|---|---|
| Recursos Humanos | Nombres y apellidos Número de Cédula Datos de nacimiento Estado Civil Datos de estudios Dirección Correo electrónico Datos bancarios* Datos familiares (cargas familiares y cónyuge)* Datos biométricos* Datos de salud* | Gestión de Recursos Humanos, administración de nómina, seguridad laboral y salud ocupacional. Cumplimiento de obligaciones legales con entidades públicas. Formación y selección de personal. |
| Proveedores | Nombres y apellidos Número de Cédula Datos de nacimiento Estado Civil Dirección Correo electrónico Datos de representante legal Datos de accionistas Actividad económica Datos bancarios y financieros* | Gestión de proveedores, calificación de proveedores, pago a proveedores. |
| Clientes | Nombres y apellidos Número de Cédula Estado Civil Datos de nacimiento Dirección Correo electrónico Datos del cónyuge Actividad económica Datos bancarios y financieros* | Gestión de ventas, comercialización, personalización de información comercial. Promociones, análisis de datos y estadísticas. |
| Otros (registros de ingreso y salida de instalaciones) | Nombres y apellidos Número de Cédula Datos de contacto Imagen (videovigilancia) | Manejo y control de la seguridad dentro de las instalaciones de la empresa. |
6.2 Tiempo de Conservación
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades específicas para las cuales fueron recolectados. La duración exacta de la conservación de los datos puede variar dependiendo del tipo de información y el propósito del tratamiento, y será comunicada previamente en el consentimiento informado proporcionado al titular de los datos.
El período de conservación de los datos estará en estricto cumplimiento con las disposiciones legales emitidas por la autoridad competente. Una vez que los datos hayan dejado de ser necesarios para los fines para los cuales fueron recabados, se procederá a su supresión de manera segura, salvo en los casos en que exista una obligación legal de conservación por un plazo mayor.
Adicionalmente, los datos sensibles, considerados categorías especiales de información, serán tratados bajo los más altos estándares de seguridad y solo para las finalidades expresamente autorizadas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento. Estos datos estarán sujetos a medidas adicionales de protección y serán eliminados tan pronto como dejen de ser necesarios, de acuerdo con las normativas aplicables.
6.3 Datos Sensibles y Categorías Especiales de Datos
El Responsable y/o el Delegado de Protección de Datos tiene la responsabilidad de identificar los datos sensibles y aquellos pertenecientes a categorías especiales, según lo dispuesto en los artículos 25 y siguientes de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y los artículos 17 y siguientes de su Reglamento. Es fundamental que se garantice un tratamiento adecuado y seguro para este tipo de datos, cumpliendo con todas las normativas vigentes.
Principios del Tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de datos personales realizado por F.V.-AREA ANDINA S.A. se llevará a cabo conforme a las disposiciones de la LOPDP, su Reglamento y los principios internacionales que rigen la protección de datos. La presente política se fundamenta en los siguientes principios clave, además de aquellos establecidos por la Ley:
Legalidad: El tratamiento de datos personales estará siempre alineado con las disposiciones de la Constitución Política, la LOPDP, su Reglamento, y las regulaciones de la autoridad competente.
Transparencia: En todo momento, se garantizará al titular el derecho a obtener información completa y clara sobre sus datos personales tratados, sin restricciones, de parte del Responsable del Tratamiento o del Delegado de Protección de Datos.
Veracidad: Los datos tratados deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles. El tratamiento de datos parciales, incompletos o erróneos está prohibido.
Integridad: Se asegurará que los procesos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales mantengan la integridad de la información, evitando cualquier alteración no autorizada.
Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe responder a una finalidad lícita y legítima, conforme a las normativas aplicables de la Constitución, la LOPDP, su Reglamento y las regulaciones emitidas por la autoridad competente.
Seguridad: Los datos serán tratados con estrictas medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para evitar su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Se garantizará la confidencialidad de todos los datos que no sean públicos, incluso después de que se haya cumplido la finalidad del tratamiento y el periodo de conservación de los datos. Solo se permitirá la divulgación cuando esté autorizada por la Ley.
Proporcionalidad: Solo serán objeto de tratamiento los datos personales estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad informada al titular.
6.4 Tratamiento de Datos Personales
F.V.-AREA ANDINA S.A. tratará, procesará y circulará los datos personales de los Titulares únicamente para las finalidades previamente informadas a ellos y descritas en esta política. El tratamiento de los datos se llevará a cabo de acuerdo con las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y las leyes vigentes aplicables.
El tratamiento de los datos personales incluye actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos, siempre bajo los principios de legalidad, finalidad, seguridad y confidencialidad.
6.5 Derechos de los Titulares
En cumplimiento de la LOPDP, F.V.-AREA ANDINA S.A. garantiza a los titulares de los datos personales el ejercicio de los siguientes derechos, conforme a los artículos 11 y siguientes de la LOPDP:
i. Derecho a la información: El titular tiene derecho a ser informado de manera clara, veraz y accesible sobre el tratamiento de sus datos personales.
ii. Derecho de acceso: El titular tiene derecho a acceder a sus datos personales en cualquier momento y sin restricciones.
iii. Derecho de rectificación y actualización: El titular puede solicitar la rectificación o actualización de sus datos cuando estos sean inexactos, desactualizados, incompletos o erróneos.
iv. Derecho de eliminación: El titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no sean necesarios para las finalidades para las que fueron recolectados, o cuando se haya retirado el consentimiento para su tratamiento.
v. Derecho de oposición: El titular tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando existan razones legítimas y fundadas relacionadas con su situación personal.
vi. Derecho a la portabilidad: El titular tiene derecho a solicitar la portabilidad de sus datos personales a otro responsable del tratamiento en un formato estructurado y de uso común.
vii. Derecho a la suspensión del tratamiento: El titular puede solicitar la suspensión temporal o definitiva del tratamiento de sus datos cuando así lo permita la ley.
viii. Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: El titular tiene derecho a no ser sometido a decisiones basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado de sus datos, sin intervención humana, que puedan afectar sus derechos.
ix. Derecho a la consulta: El titular puede realizar consultas sobre el uso y el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento.
x. Derecho a la educación digital: El titular tiene derecho a recibir educación adecuada sobre el uso de tecnologías digitales y el manejo de sus datos personales.
Las excepciones a los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad estarán sujetas a lo establecido en el artículo 18 de la LOPDP.
6.6 Ejercicio de Derechos
En cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y los artículos 12 y siguientes de su Reglamento, los titulares de datos personales podrán ejercer sus derechos establecidos en el numeral 6.5 utilizando las siguientes vías:
i. Correo electrónico: Los titulares pueden enviar sus solicitudes y consultas a la dirección de correo electrónico [email protected].
ii. Página web: A través de la página web oficial de F.V.-AREA ANDINA S.A., disponible en https://fvandina.com/ejercicio-de-derechos-datos-personales/, los titulares pueden realizar sus solicitudes.
iii. En forma física: Los titulares también pueden ejercer sus derechos presentando su solicitud de manera presencial en la siguiente dirección: Vía Sangolquí-Amaguaña KM25.
Para facilitar el proceso, los titulares deben completar el formulario de solicitud identificado como Anexo 1(Formulario Web), el cual deberá ser presentado por cualquiera de las vías mencionadas, junto con los documentos de identificación necesarios para validar su solicitud.
6.7 Transferencia de Datos Personales
F.V.-AREA ANDINA S.A. podrá transferir datos personales a terceros únicamente en los casos permitidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento, asegurando el cumplimiento estricto de las normativas de seguridad y confidencialidad establecidas. Las transferencias se realizarán en las siguientes circunstancias:
Entidades Públicas: Los datos personales podrán ser transferidos a entidades públicas competentes cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales de la empresa, dentro de los límites y parámetros permitidos por la ley.
Gestión de pagos: Se podrán transferir datos personales a terceros del sector financiero para la gestión de pagos, tanto de nómina como a proveedores, siempre bajo los parámetros establecidos por la LOPDP. F.V.-AREA ANDINA S.A. se asegurará de que dichas terceras partes suscriban acuerdos de confidencialidad y cumplan con las disposiciones de la LOPDP.
Servicios prestados por terceros: Los datos personales podrán ser transferidos a terceros con los que F.V.-AREA ANDINA S.A. mantenga contratos de prestación de servicios, tales como servicios de salud, alimentación, transporte, servicios legales, seguros, telefonía móvil, y seguridad, entre otros. En estos casos, F.V.-AREA ANDINA S.A. garantizará que los terceros involucrados suscriban acuerdos de confidencialidad y cumplan con las normativas de la LOPDP.
Transferencia internacional de Datos Personales: La transferencia de datos personales a entidades ubicadas fuera del país solo se realizará en los casos permitidos por la Ley y en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 56 y siguientes de la LOPDP. En todo caso, se garantizarán los niveles adecuados de protección de los datos personales transferidos, según lo dispuesto en la legislación vigente.
En todos los casos de transferencia, F.V.-AREA ANDINA S.A. implementará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales transferidos, cumpliendo con los estándares más altos de protección de datos.
7. Política de Privacidad y Términos y Condiciones
La Política de Privacidad y los Términos y Condiciones disponibles en los sitios web oficiales www.fvandina.com y www.salasfv.com forman parte integral de la presente Política de Protección de Datos Personales. Estos documentos tienen como objetivo regular el uso de los servicios en línea ofrecidos por F.V.-AREA ANDINA S.A., y garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
Los Términos y Condiciones detallan las obligaciones y derechos tanto de los usuarios como de F.V.-AREA ANDINA S.A., en relación con el acceso y uso de los servicios digitales proporcionados a través de sus páginas web.
Asimismo, la Política de Privacidad describe las prácticas de recopilación, uso, almacenamiento y protección de los datos personales de los usuarios que interactúan con los sitios web, garantizando la transparencia y la seguridad en todo momento.
8. Modificaciones a la Política de Protección de Datos Personales
F.V.-AREA ANDINA S.A. se reserva el derecho de modificar la presente Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento, con el objetivo de mejorar la seguridad y protección de los datos personales de los titulares. Las modificaciones se realizarán para garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y para adaptarse a las normativas que sean emitidas por la autoridad competente en materia de protección de datos.
Cualquier modificación a esta política será debidamente comunicada a los titulares de los datos a través de los medios disponibles, como la página web oficial www.fvandina.com y www.salasfv.com. Se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta política para estar informados de los cambios que puedan producirse.
9. Anexos
- Formulario para el ejercicio de derecho de datos personales
